Вътрешни правила по ЗОП

 

 

В Ъ Т Р Е Ш Н И     П Р А В И Л А

 

ЗА

 

УПРАВЛЕНИЕ ЦИКЪЛА НА  ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В ДГ „ДЕСИСЛАВА”

 

 

 

 

Част първа

Общи положения

Глава I

Предмет и цели

Чл. 1 (1) Настоящите ВПУЦОП определят реда за:

  1. прогнозиране на потребностите от възлагане, включително за установяване на датите, към които трябва да са налице действащи договори за обществени поръчки;
  2. планиране провеждането на процедурите, като се отчете времето за подготовка, провеждане на процедурите и сключване на договорите;
  3. определяне на служителите, отговорни за подготовката на процедурите, и реда за осъществяване на контрол върху тяхната работа;
  4. получаването и съхраняването на заявления за участие, оферти и проекти и реда за определяне на състава и начина на работа на комисията за извършване на подбор на кандидатите и участниците, за разглеждане и оценка на офертите и за провеждане на преговори и диалог, както и на журито;
  5. сключване на договорите;
  6. проследяване изпълнението на сключените договори и приемане на резултатите от тях;
  7. действията при обжалване на процедурите;
  8. провеждане на въвеждащо и поддържащо обучение на лицата, ангажирани с управлението на цикъла на обществените поръчки;
  9. документиране на всеки етап от цикъла на обществените поръчки;
  10. архивиране на документите, свързани с управлението на цикъла на обществените поръчки;
  11. поддържане на профила на купувача.

(2) Вътрешните правила имат за цел да създадат вътрешната организация, условията и реда за възлагане на обществени поръчки за строителство, доставки или услуги за и провеждане на конкурси за проект с цел осигуряване на ефективност при разходване на публични средства и средства, предоставени от европейските фондове и програми, както и осъществяване на дейностите по прогнозиране, планиране, възлагане, обявяване и провеждане на обществените поръчки в ДГ „Десислава” в съответствие с принципите за публичност и прозрачност, пропорционалност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.

Глава II

Участници

Чл. 2. (1) Участници в цикъла на управление на обществени поръчки по смисъла на Вътрешните правила са възложителят, ЗАС, домакин, отговорен счетоводител, както и външни експерти, ангажирани в процеса на прогнозиране, планиране, подготовка, възлагане, провеждане на обществени поръчки и контрола по изпълнението на сключени договори.

  • Възложител на обществените поръчки, организирани и провеждани в ДГ „Десислава”, по смисъла на ЗОП, е директорът.
  • В отсъствие на директора правомощията му, свързани с възлагане на обществени поръчки, се изпълняват от лицето, което го замества съгласно административен акт.
  • Заявители на обществени поръчки по смисъла на тези вътрешни правила са ЗАС и снабдител.
  • С цел своевременно, ефективно и законосъобразно извършване на действията по всички процедури по ЗОП за възлагане на поръчки и доброто изпълнение на договорите, и изпращане на необходимата информация до АОП и до „Официален вестник” на Европейския съюз, ЗАС е организатор на целия процес на планирането, възлагането на поръчките и на контрола по изпълнението на договорите. Той е длъжен да създава необходимата за целта организация, да координира действията на всички задължени лица, определени с настоящите Вътрешни правила.
  • При всяка нужда от помощ за каквато и да е дейност, свързана с възлагане на поръчки и контрол по тяхното изпълнение, директорът на детската градина може да използва услугите на външни консултанти: юристи и/или специалисти в областта, в която е предметът на конкретната поръчка. В регламентирани от ЗОП случаи за използване на външни експерти по определен от този закон ред и условия, директорът спазва тези законови ред и условия.

 

Част втора.

Прогнозиране, планиране, подготовка и провеждане на обществени поръчки

 

Глава I

Прогнозиране и планиране на обществените поръчки

Чл. 3. Процесът по прогнозиране и планиране на обществените поръчки се осъществява при взаимодействие между всички структурни звена в ДГ „Десислава”.

Чл. 4. (1) Прогнозирането на обществените поръчки включва установяване на броя и вида на обществените поръчки, съобразно очакваните потребности и финансовия ресурс, който възложителят предвижда да осигури.

(2) При прогнозиране на обществените поръчки с периодично или възобновяемо изпълнение, задължително се вземат под внимание вече сключените договори и периодите, в които възложителят е обезпечен с необходимото строителство, доставки и услуги.

Чл. 5. (1) При планирането се изготвя график за възлагане на поръчките, като се вземат предвид:

  1. определения ред за възлагане на всяка обществена поръчка, включително вида на избраната процедура, когато е приложимо;
  2. времето за подготовка, включително на документацията;
  3. времето за провеждане на възлагането, включително за получаване на заявления за участие или на оферти, работа на комисията и сключване на договора.
  • При планирането трябва да бъдат съобразени всички законоустановени срокове, включително тези в производствата по обжалване, извършване на контрол от АОП, когато е приложимо, както и началния момент и срока за изпълнение на договора.

Чл. 6. (1) Процесът по прогнозиране на обществените поръчки обхваща изпълнението на следните дейности: събиране на информация за потребностите от доставки на стоки, услуги и строителство, при необходимост и тяхното обобщаване и анализ;

Чл. 7. (1) В периода от 1 ноември до 20 ноември на текущата година, снабдителят изготвя информация за прогнозираното строителство, доставки на стоки и предоставяне на услуги през следващата календарна година, като се съобразят правомощията, дадени на директора на детската градина от Общински съвет – гр. Пловдив.  При изготвянето на информацията се отчитат изтичащите през съответната година вече възложени договори за периодични доставки или услуги. Информация се изготвя и при липса на намерение за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки.

  • Заявяването на потребностите се извършва на база отчетни данни от предходен период.
  • Информацията задължително съдържа:
  1. предмет на доставката, строителството или услугата;
  2. обща прогнозна стойност в лева, определена в съответствие правилата на ЗОП;
  3. посочване на датите, към които следва да има сключени договори за необходимите доставки, услуги и строителство.

(6) Информацията по ал. 3 се представя на отговорния счетоводител, който я използва при изготвянето на предложението на проект на бюджет на детската градина.

(7) Въз основа на информацията по ал. 3, ЗАС, ако се установи необходимост от провеждане на процедури по смисъла на чл. 18, ал. 1 от ЗОП или на възлагания по реда на чл. 20, ал. 3 от ЗОП, в срок до 31.12 на текущата година, изготвя „Обобщен годишен прогнозен план за ….. година”, в който се посочват вида и броя на обществените поръчки, очаквана стойност, източник на финансиране и датите, на които следва да има сключени договори за тях.

В прогнозния план не се включват доставките, услугите и строителството, които се възлагат директно по реда на чл. 20, ал. 4 от ЗОП.

В случай, че не се установи необходимост от провеждане на процедури по смисъла на чл. 18, ал. 1 от ЗОП или на възлагания по реда на чл. 20, ал. 3 от ЗОП, „Обобщен годишен прогнозен план за ….. година” не се изготвя.

Чл. 8. (1) Планирането на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки обхваща процеса на изготвяне на „График за възлагане на обществени поръчки от ДГ „Десислава” за …. година”, наричан за краткост в този раздел „Графика”.

(2) В графика се посочват обществените поръчки, които ще се провеждат през съответната година, както и поръчките, които следва да се възлагат по реда на чл. 20, ал. 3 от ЗОП, но не се включват доставките, услугите и строителството, които се възлагат директно по реда на чл. 20, ал. 4 от ЗОП.

(3) Изготвянето на Графика се извършва на база „Обобщения годишен прогнозен план” и влязлото в сила решение на Общински съвет – гр. Пловдив за приемане на бюджета на общината, респ. ДГ „Десислава”.

(4) Отговорният счетоводител, до 7 дни след получаване на информация за приемане  на годишния общински бюджет, информира директора и ЗАС за вида и размера на одобрените и заложени в бюджета средства.

(5) Въз основа на представената информация за наличните в бюджета средства, ЗАС изготвя в 14-дневен срок Графика, който съдържа следната информация:

  1. Наименование на поръчката
  2. Вида на процедурата и предвидения ред за възлагане, включително и събиране на оферти с обява
  3. Прогнозна стойност на поръчката
  4. Времето за подготовка на документацията за поръчката, в това число и на заданието за съответната поръчка, с посочване на крайна дата.
  5. Времето за провеждане на възлагането, вкл. за получаване на оферти, работа на комисията и сключване на договора, като определянето става чрез посочване на ориентировъчни дати.
  6. Отговорното длъжностно лице, което отговаря за стартирането на подготовката, провеждането на процедурата и сключването и контрола на договора за изпълнение на поръчката;
  • Изготвеният График се предоставя на директора на Детската градина за утвърждаване с резолюция. Утвърждаването на Графика за възлагане на обществени поръчки не задължава възложителя да обяви и проведе всички процедури, включени в него. Същият не е задължителен и по отношение на възлагане на обществените поръчки по посочената стойност, тъй като същата е прогнозна.
  • В случай, че не се установи необходимост от провеждане на процедури по смисъла на чл. 18, ал. 1 от ЗОП или на възлагания по реда на чл. 20, ал. 3 от ЗОП.

Чл. 9. (1) При необходимост от възлагане на обществена поръчка извън графика, при която основанията за провеждане на процедурата не биха могли да бъдат предвидени или в случаите на промяна на потребностите в рамките на бюджетната година или промяна на приоритетите, или на разполагаемия финансов ресурс, директорът може да разреши откриването и провеждането на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП, която не е включена в Графика.

  • За провеждане на обществена поръчка по предходната алинея ЗАС, представя на възложителя доклад за необходимостта от провеждане на обществена поръчка.
  • Директорът одобрява или отхвърля предложението за провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка извън утвърдения график с резолюция.

 

Глава II

Подготовка и провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка

 

Раздел I

Задължения на заявителя

 

Чл. 10. (1) Заявителите изготвят заданията за всяка обществена поръчка, която ще се провежда по ред, предвиден в ЗОП (процедура или събиране на оферти с обява или покана).

  • Заданието съдържа:

а)      пълно описание на обекта и обема на поръчката, включително по обособени позиции, а в случаите когато не е целесъобразно разделянето на обществената поръчка на обособени позиции, посочване на причините за това.

б)   техническите спецификации, съответстващи на ЗОП и специфични изисквания към потенциалните изпълнители и изпълнението на обществената поръчка, а когато обект на поръчката е строителство, към тях се прилагат и количествени сметки;

в)  копие от инвестиционния проект, ако поръчката е с обект строителство;

г)  критерий за оценка на офертите и показатели, включени в избрания критерий, мотиви за избора на посочените показатели, относителната им тежест при определяне на комплексната оценка, методика за определяне на оценката по всеки показател и за определяне на комплексната оценка на офертите;

д)   предложение относно възможностите за представяне на варианти в офертите, както и минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти;

е)  допълнителни изисквания към кандидатите или участниците за лично състояние, икономическото и финансовото състояние, доказване на техническите възможности и/или квалификацията им, както и посочване на документите, с които те се доказват;

ж) условия за изпълнение на поръчката: срок, начин и място на изпълнение на поръчката; минимални гаранционни срокове и изисквания за гаранционно/извънгаранционно обслужване, ако има такива, условия и начин на плащане.

(3) При обществени поръчки, за които заявителят не разполага с необходимия експертен капацитет и специални знания за изготвянето на техническа спецификация, заявителят информира директора с предложение за привличане на външен/ни експерт/и със съответното образование и нужната квалификация.

Чл. 11. Заданието по чл. 10, ал. 2 се представят на хартиен носител след изготвянето и подписването му от заявителя и лицата, които са го подготвили и се утвърждава от директора. В случай, че директорът счете, че са нарушени императивните изисквания на ЗОП, връща заданието с изрична резолюция как да бъдат отстранени нарушенията.

Чл. 12.(1) При подготовка за възлагане на обществена поръчка заявителят може да проведе пазарни консултации, като потърси съвети от независими експерти или органи, или участници на пазара.

  • За намерението за провеждане на пазарни консултации заявителят уведомява с доклад директора.
  • При одобрение, заявителят провежда пазарните консултации, като незабавно след получаването на резултатите от консултациите, ги предоставя на директора, с оглед спазване на разпоредбата на чл. 44, ал. 3 от ЗОП.

Раздел II

Задължения на ЗАС/външен експерт

 

Чл.13. След утвърждаване от директора на заданието по чл. 10, ал. 2 и съпътстващите го документи, те се насочват към  ЗАС/нает външен експерт за предприемане на последващи действия по изготвяне и комплектоване на документацията за обществената поръчка.

Чл.14.(1) Документацията по процедура за възлагане на обществена поръчка съдържа:

  1. решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
  2. обявление за обществената поръчка;
  3. техническите спецификации;
  4. инвестиционните и други проекти, когато се изискват за подготовката на офертата;
  5. критерий за оценка на офертите и показатели, включени в избрания критерий, относителната им тежест при определяне на комплексната оценка, методика за определяне на оценката по всеки показател и за определяне на комплексната оценка на офертите, когато е приложимо;
  6. образци на документи, както и указание за подготовката им;
  7. проект на договор;
  8. минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти;
  9. указания за попълване на оферта от участниците и условията за валидност на същата в процедура за възлагане на обществена поръчка.
  • Документацията по процедури на договаряне без предварително обявление, договаряне без публикуване на обявление за поръчка и пряко договаряне съдържа:
  1. решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
  2. покана за участие в процедурата, която съдържа:
    • предмет на поръчката, включително количество и/или обем и описание на обособените позиции, ако има такива;
    • изисквания на възложителя за изпълнение на поръчката;
    • критерия за възлагане на поръчката, а когато е приложимо – и показателите за комплексна оценка с тяхната относителната тежест, а когато това е обективно невъзможно, подредени по важност в низходящ ред, както и методиката за комплексна оценка на офертите;
    • място и дата за провеждане на преговорите;
    • други изисквания по преценка на възложителя
  • Документацията се одобрява от възложителя или от лицето, на което са делегирани съответните правомощия. В случай, че директорът или лицето, на което са делегирани правомощия, счете, че са нарушени императивните изисквания на ЗОП, връща проекта на документация с изрична резолюция как да бъдат отстранени нарушенията.
  • При възлагане на обществена поръчка чрез процедура по ал. 2, респ. при прилагане на реда за събиране на оферти с покана до определени лица, лицата, до които се изпращат покани за участие, се определят от възложителя.

Чл. 15. След одобряване на документацията от директора, ЗАС/външен експерт извършва действията, необходими за осъществяване на контрол от Агенцията по обществени поръчки:

  1. При контрол чрез случаен избор:
    • Преди откриване на процедура, която подлежи на контрол чрез случаен избор, осигурява въвеждане на данни за нея в системата за случаен избор (ССИ), която е достъпна чрез портала. Данните се подписват с електронен подпис.
    • Когато след изтичане на три работни дни от въвеждане на данните, процедурата не е избрана за контрол, се оповестява нейното откриване.
    • Възложителят може да оповести откриването на процедура, независимо че е избрана за контрол, в случаите по чл. 232, ал. 6 от ЗОП.
    • В случай че процедурата бъде избрана за контрол, в законоустановения срок, в АОП се изпращат едновременно проектите на:
  • решението за откриване на процедурата;
  • обявлението за оповестяване откриването на процедурата;
  • техническите спецификации, с изключение на случаите, когато те се одобряват с решението за одобряване на поканата за потвърждаване на интерес;
  • методиката за оценка, когато е приложимо.
    • След получаване на становището от АОП, след преценка на неговото съдържание, подготвя окончателен вариант на решението за откриване на процедурата и се променят обявлението и документацията, в случай че в становището на АОП се съдържат препоръки за отстраняване на установени несъответствия с изискванията на ЗОП и възложителят вземе решение за съобразяване с направените препоръки.
    • В случай че не бъдат спазени препоръките в становището на АОП, едновременно с изпращане за публикуване в РОП на решението за откриване и на обявлението, с което се оповестява откриването, може да бъдат изпратени и писмени мотиви.
    • В случай че АОП издаде заповед за определяне на наблюдатели, които да проследят работата на комисията, уведомява АОП за мястото и началната дата за работата на комисията.
  1. При контрол върху процедури на договаряне:
    • Изпраща решението за откриване на процедурата за публикуване и доказателствата за избора на процедурата. Доказателствата се изпращат по електронна поща с писмо, подписано с електронен подпис, в което е посочена партидата на възложителя и номерът на решението за откриване.
    • При процедури по чл. 233, ал. 2, т. 2 от ЗОП въвежда в ССИ данни за процедурата, в деня на изпращане за публикуване в регистъра на решението за нейното откриване. Данните се подписват с електронен подпис.
    • Ако процедурата по чл. 233, ал. 2, т. 2 от ЗОП бъде избрана за контрол изпраща доказателства за обстоятелствата, посочени в решението за откриване. Доказателствата се изпращат по електронна поща с писмо по образец, подписано с електронен подпис, като в писмото се посочва уникалния номер на поръчката. Изпращането на доказателства не е необходимо, ако са достъпни чрез електронен, публичен, безплатен регистър и в решението за откриване на процедурата е посочен точният интернет адрес, на който се намират.

Раздел III

Откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка

 

Чл. 16. (1) Процедура за възлагане на обществена поръчка се открива с решение на Възложителя, което се изготвя от директор ЗАС/външен експерт.

Чл. 17. (1) Когато до 10 дни след публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки постъпят писмени предложения от заинтересовани лица за промени в решението и/или обявлението за обществената поръчка, те незабавно се насочват с резолюция ЗАС/външен експерт за преценка относно наличието на основание за изменения.

  • При положително становище относно необходимостта от изменение на условията на поръчката ЗАС/външен експерт, съгласувано със заявителя на поръчката, изготвя проект на обявление за изменение или допълнителна информация и решение, с което то се одобрява, които се подписват от Възложителя и се изпращат за публикуване в РОП.
  • Документите по ал. 2, след подписването им от възложителя, се публикуват в профила на купувача, в законоустановените срокове.
  • Освен писмени предложения от заинтересовани лица, основания за публикуване на обявление за изменения или допълнителна информация могат да бъдат и мотивирани предложения от длъжностни лица, както и становища на АОП, които съдържат установени несъответствия с изискванията на ЗОП и препоръки за тяхното отстраняване.

Чл.18. (1) В случаите когато в законоустановените срокове постъпят писмено искания за разяснения по решението, обявлението, поканата за потвърждаване на интерес, документацията за обществената поръчка и описателния документ, ЗАС/външен експерт съвместно със заявителя на обществената поръчка, подготвя проект на писмен отговор от името на възложителя.

  • Разясненията се предоставят чрез публикуване на профила на купувача в законоустановените срокове.
  • Възложителят не предоставя разяснения, ако искането е постъпило след срока, определен в ЗОП.

Раздел IV

Подаване на заявления за участие и оферти на хартиен носител

Чл. 19. (1) Документите, свързани с участието в процедурата се представят от кандидата/ участника или от упълномощен от него представител лично или чрез пощенска или друга куриерска услуга с препоръчана пратка с обратна разписка, на адреса, посочен от възложителя.

  • Документите по ал. 1 се представят в запечатана непрозрачна опаковка, върху която се посочва:
  1. наименованието на кандидата/участника, включително участниците в обединението, когато е приложимо;
  2. адрес за кореспонденция, телефон и по възможност факс и електронен адрес;
  3. наименованието на поръчката, а когато е приложимо – и обособените позиции, за които се подават документите.
  • Когато се представят мостри, които трябва да са опаковани отделно, те следва да са обозначени по начин, от който да е видно кой ги представя, а когато е приложимо – и за коя позиция се отнасят.
  • Срокът за подаване на офертите се посочва в документацията за участие в процедурата. Когато последният ден от срока е неприсъствен, срокът изтича в първия следващ присъствен ден.

 

Раздел V

Приемане на заявления за участие и оферти на хартиен носител

Чл. 20. (1) Офертите/заявленията се приемат от ЗАС.

  • При получаване на заявлението за участие или офертата върху опаковката се отбелязват поредният номер, датата и часът на получаването, за което на приносителя се издава документ.
  • Не се приемат заявления за участие или оферти, които са представени след изтичане на крайния срок за получаване или са в незапечатана опаковка или в опаковка с нарушена цялост.

Чл. 21. (1) За получените оферти или заявления за участие при възложителя се води регистър, в който се отбелязват:

  1. подател на офертата или заявлението за участие;
  2. номер, дата и час на получаване;
  3. причините за връщане на заявлението за участие или офертата, когато е приложимо.
  • Когато към момента на изтичане на крайния срок за получаване на заявления за участие или оферти пред мястото, определено за тяхното подаване все още има чакащи лица, те се включват в списък, който се подписва от представител на възложителя и присъстващите лица. Заявленията за участие или офертите на лицата от списъка се завеждат в регистъра по ал. 1.
  • В случаите по ал. 2, не се допуска приемане на заявления за участие или оферти от лица, които не са включени в списъка.
  • Получените заявления за участие или оферти се предават на председателя на комисията, за което се съставя протокол с данните по ал. 1. Протоколът се подписва от предаващото лице и председателя на комисията. Към протокола се представя и копие на регистъра по ал. 1.

Чл.22. До изтичане на крайния срок за подаване на офертите или заявленията всеки участник може да променя, допълва или оттегля заявлението/офертата си.

Чл.23. Когато в определения срок за подаване на оферти или заявления за участие не са постъпили такива или е постъпила само една оферта или заявление, ЗАС, който приема заявленията/офертите незабавно уведомява Директора.

Чл. 24. Директорът може да предприеме следните действия:

  1. Удължаване на срока за подаване на оферти или заявления за участие чрез решение и обявление за удължаване на срока за подаване на оферти;
  2. Прекратяване на процедурата;
  3. Назначаване на комисия за провеждане на процедурата – в хипотезата на една постъпила оферта или заявление за участие.

 

Раздел VI

Комисия за извършване на подбор на кандидатите и участниците, разглеждане на оферти и заявления за участие, подадени на хартиен носител

Чл.25. (1) След изтичане на срока за получаване на заявления за участие или оферти възложителят назначава комисия със заповед. Заповедта се подготвя от ЗАС/външен експерт. В заповедта се определя:

  1. поименния състав и лицето, определено за председател;
  2. сроковете за извършване на работата;
  3. място на съхранение на документите, свързани с обществената поръчка до приключване работата на комисията.
  • Членове на комисията могат да бъдат и външни лица.
  • В случаите по ал. 2, възложителят сключва писмен договор с всяко от лицата, привлечени като председател или членове на комисията. За целта заявителят информира директора с предложение за привличане на външен/ни експерт/и със съответното образование и нужната квалификация. След положителна резолюция се изготвя проект на договор с избрания външен експерт, в който се включват задачите, които трябва да изпълни външният експерт.
  • Председателят на комисията по ал. 1:
  1. свиква заседанията на комисията и определя график за работата;
  2. информира възложителя за всички обстоятелства, които препятстват изпълнението на поставените задачи в посочените срокове;
  3. отговаря за правилното съхранение на документите до предаването им за архивиране;
  4. прави предложения за замяна на членове на комисията при установена невъзможност някой от тях да изпълнява задълженията си;
  5. подписва кореспонденцията с кандидатите и участниците в процедурата
  6. има всички правомощия на член на комисията.
  • Членовете на комисията:
  1. участват в заседанията на комисията;
  2. лично разглеждат документите, участват при вземането на решения и поставят оценки на офертите;
  3. подписват всички протоколи и доклади от работата на комисията.
  • Комисията се състои от нечетен брой членове. Решенията на комисията се взимат с обикновено мнозинство.
  • Когато член на комисия не е съгласен с решенията и предложенията на комисията, той подписва съответните документи с особено мнение. Особеното мнение се аргументира писмено, като мотивите са неразделна част от доклада на комисията.
  • Членовете на комисията представят на възложителя декларация относно обстоятелствата по чл. 103, ал. 2 от ЗОП след получаване на списъка с кандидатите или участниците и на всеки етап от процедурата, когато настъпи промяна в декларираните данни.
  • Всеки член на комисията по ал. 1 е длъжен да си направи самоотвод, когато:
  1. по обективни причини не може да изпълнява задълженията си;
  2. е възникнал конфликт на интереси.
  • Възложителят е длъжен да отстрани член на комисията, за когото установи, че е налице конфликт на интереси с кандидат или с участник.
  • В случаите по ал. 9 и 10 възложителят определя със заповед нов член, в случай че първоначално определения не може да бъде заместен от резервен член.
  • Членовете на комисията са длъжни да пазят в тайна обстоятелствата, които са узнали във връзка със своята работа в комисията.
  • В случаите по ал. 10 действията на отстранения член, свързани с разглеждане на заявленията за участие и/или офертите и с оценяване на предложенията на участниците, след настъпване на установените обстоятелства не се вземат предвид и се извършват от новия член.

(14) Комисията и всеки от членовете й са независими при изразяване на становища и вземане на решения, като в действията си се ръководят единствено от закона.

  • Всеки член на комисия е длъжен незабавно да докладва на възложителя случаите, при които е поставен под натиск да вземе нерегламентирано решение в полза на кандидат или участник.

 

Глава III

Приключване на процедурата

 

Чл. 26. (1) Действията на комисията се протоколират, като резултатите от работата й се отразяват в доклад, който се подписва от всички членове на комисията.

  • Комисията изготвя доклад за резултатите от работата си, който съдържа:
  1. състав на комисията, вкл. промените, настъпили в хода на работа на комисията;
  2. номер и дата на заповедта за назначаване на комисията, както и заповедите, с които се изменят сроковете, задачите и съставът й;
  3. кратко описание на работния процес;
  4. кандидатите или участниците в процедурата;
  5. действията, свързани с отваряне, разглеждане и оценяване на всяка от офертите, заявленията за участие и проведените преговори, когато е приложимо;
  6. класиране на участниците, когато е приложимо;
  7. предложение за отстраняване на кандидати или участници, когато е приложимо;
  8. мотивите за допускане или отстраняване на всеки кандидат или участник;
  9. предложение за сключване на договор с класирания на първо място участник или за прекратяване на процедурата със съответното правно основание, когато е приложимо;
  10. описание на представените мостри и/или снимки, когато е приложимо.
  • Към доклада се прилагат всички документи, изготвени в хода на работа на комисията, като протоколи, оценителни таблици, мотивите за особените мнения и др.
  • Докладът на комисията се подписва от всички членове и се предава на възложителя заедно с цялата документация, включително представените мостри и/или снимки.
  • Копие от доклада се предоставя и на наблюдателите, когато такива са участвали в работата на комисията.
  • Докладът се представя на възложителя за утвърждаване/връщане, като същият следва да бъде утвърден/върнат в 10-дневен срок от получаването му. В доклада се посочват датата на получаване и датата на утвърждаване/връщане на доклада от възложителя. Към доклада се прилагат всички документи, изготвени в хода на работа на комисията като протоколи, оценителни таблици, мотивите за особените мнения, мостри и/или снимки и др.
  • При връщане на доклада с писмени указания от възложителя, комисията предоставя нов доклад, който съдържа резултатите от преразглеждане на работата й.
  • В 10-дневен срок от утвърждаване на доклада възложителят издава решение за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата.

Чл. 27. (1) Проектът на решение се изготвя от ЗАС/външен експерт.

  • Решението съдържа реквизитите, посочени в чл. 22, ал. 5 от ЗОП.
  • Решението се изпраща в 3-дневен от издаването му:
  1. на адрес, посочен от кандидата или участника:

а)    на електронна поща, като съобщението, с което се изпращат, се подписва с електронен подпис, или

б)   чрез пощенска или друга куриерска услуга с препоръчана пратка с обратна разписка;

  1. по факс.
  • Избраният от възложителя начин трябва да позволява удостоверяване на датата на получаване на решението.
  • Когато решението не е получено от кандидата или участника по някой от начините, посочени в ал. 3, ЗАС организира публикуване на съобщение до него в профила на купувача. Решението се смята за връчено от датата на публикуване на съобщението.

Чл.28. (1) В случаите и сроковете, посочени в ЗОП, директор ЗАС/външен експерт изпраща съответните документи за вписване в регистъра към АОП и/или ОВЕС.

 

Глава IV

Обжалване

Чл.29. (1) Жалбите, подадени срещу решения, действия и бездействията на възложителя се регистрират във входящия регистър за кореспонденция. След регистрацията им се предават незабавно на възложителя.

  • ЗАС/външен експерт окомплектова необходимата документация във връзка с подадената жалба за изпращане до компетентния орган, като при необходимост има право да изиска становище от председателя на комисията за провеждане на процедурата.
  • След приключване на делата с влязло в сила решение ЗАС/външен експерт уведомява възложителя за изхода на делото и прилага всички съдебни актове в досието на обществената поръчка

 

 

Глава V

Договор за възлагане на обществена поръчка

Раздел I

Сключване на договор

Чл. 30. (1) На определения за изпълнител участник, след влизане в сила на решението за избор на изпълнител се изпраща писмо, с което той се поканва за сключване на договор и се посочват документите, които трябва да бъдат представени от него, и се отправя предложение за уговаряне на датата и начина на сключване на договора.

  • Писмото се връчва от ЗАС на представител на участника или се изпраща на посочен от участника електронен адрес с електронен подпис, по пощата с писмо с обратна разписка или на факс.

Чл. 31. ЗАС/външен експерт подготвя проект на договор за обществена поръчка, който съответства на приложения към документацията за участие проект на договор и включва и всички предложения от офертата на участника, въз основа на които е определен за изпълнител. Промени в проекта на договор се допускат по изключение, когато са изпълнени условията на ЗОП и са наложени от обстоятелства, настъпили по време или след провеждане на процедурата, или при поправяне на явни фактически грешки.

Чл.32. (1) При подписването на договор изпълнителят е длъжен да представи всички изискуеми по ЗОП документи, с изключение на тези, които вече са били предоставени на възложителя или са му служебно известни, или могат да бъдат осигурени чрез пряк и безплатен достъп до националните бази данни на държавите членки.

  • В случай че от документи, които могат да бъдат осигурени чрез пряк и безплатен достъп до националните бази на държавите членки е видно, че избраният изпълнител не отговаря на условията за сключване на договора, възложителят уведомява изпълнителя и му дава подходящ срок за представяне на необходимите документи
  • В случай че определеният за изпълнител участник не представи необходимите документи или не докаже, че не са налице основания за отстраняване от процедурата, или откаже да сключи договор, ЗАС/външен експерт с доклад до възложителя предлага да бъде сключен договор с класирания на второ място участник или да бъде прекратена процедурата. Докладът се съгласува от заявителя на поръчката.

         Чл. 33. (1) В зависимост от резолюцията на възложителя, ЗАС/външен експерт подготвя проект на съответното решение.

Чл. 34. (1) Подписаният от възложителя екземпляр на договора за обществена поръчка се съхранява от директора на детската градина.

  • ЗАС извършва следните действия след сключването на договора за обществена поръчка:
  1. Предоставя на отговорния счетоводител копие от договора и оригинал на документ за внесена/представена банкова гаранция за изпълнение/ полица за застраховка, която обезпечава изпълнението чрез покритие на отговорността на изпълнителя;
  2. Прилага копие от договора и копие от документа за представена/внесена гаранция за изпълнение/полица за застраховка, която обезпечава изпълнението чрез покритие на отговорността на изпълнителя, както и оригинала на офертата на изпълнителя и копие на представените при сключването на договора документи от компетентните органи в досието на обществената поръчка;
  3. Подготвя обявление за възложена поръчка и го изпраща за вписване в РОП в законоустановения срок, както и до „Официален вестник” на ЕС, ако има основания за това;
  4. Предоставя на изпълнителя, който осигурява техническото обслужване на Профила на купувача договора за публикуване в профила на купувача ведно с приложенията към него.

 

Раздел II

Изпълнение на договор

 

Чл. 35. Изпълнението на всички сключени договори, независимо от приложения по ЗОП ред за избор на изпълнител, се контролира по реда и начините, посочени в глава VI, раздел I от Правилата.

Чл. 36. Плащане по договор за възлагане на обществена поръчка се осъществява в уговорените срокове след проверка на документите, удостоверяващи изпълнението му.

Чл. 37. (1) Когато в хода на изпълнение на договор за обществена поръчка, сключен след прилагане на ред, предвиден в ЗОП, настъпят обстоятелства, които допускат изменението му, служителят определен да осъществява контрол по договора, уведомява възложителя.

  • При положително становище на възложителя, ЗАС/външен експерт изготвя проект на допълнително споразумение.
  • Сканирано копие от подписаното допълнително споразумение се публикува в профила на купувача от изпълнителя, който осигурява техническото обслужване на Профила на купувача.
  • В предвидените от ЗОП случаи и срокове ЗАС/външен експерт публикува обявление за изменение на договор за обществена поръчка.
  • В случаите когато е предвидено осъществяване на предварителен контрол от АОП върху изменения на договор за обществена поръчка, допълнително споразумение не се сключва преди получаване на становище за законосъобразност.

Раздел III

Приключване на договор

Чл. 38. (1) При приключване на договор за възлагане на обществена поръчка, лицето, което осъществява контрол по договора представя в 10-дневен срок от извършване на последното плащане по договора на ЗАС доклад, който съдържа основанието за прекратяване на договора, предложение за освобождаване гаранцията за изпълнение, в случаите когато е предвидена такава, справка за изплатените суми по договора и датата на последното плащане. Докладът се съгласува от гл. счетоводител.

  • ЗАС/външен експерт изпраща информация за приключване на договора в законоустановения срок, въз основа на доклада, до Агенцията по обществените поръчки за вписване в Регистъра на обществените поръчки и я предоставя за публикуване в профила на купувача.

Чл. 39. (1) След приключване изпълнението на договор за обществена поръчка и при липса на основание за усвояване на гаранцията за изпълнение, същата се освобождава от възложителя чрез отговорния счетоводител по ред, в зависимост от формата й – парична сума или банкова гаранция/застрахователна полица след представяне на заповед от възложителя.

 

Глава VI

Контрол

 

Раздел I

Контрол по изпълнението на сключените договори

Чл.40.(1) Заявителят на обществената поръчка осъществява контрол върху сключения договор за изпълнение.

Чл.41.(1) Контролът по изпълнението на договора се възлага в срок до 5 работни дни от сключването на договора.

  • Лицата, на които е възложено упражняването на контрол по изпълнението на договори за обществени поръчки, могат да бъдат упълномощавани и за приемане на работата по тях от името на възложителя или участват в комисия за приемане, ако се предвижда такава.
  • Лицето, осъществяващо контрол по договора поддържа досие на договора, което съдържа:
  • копие на договора;
  • кореспонденцията с изпълнителя по повод изпълнението на договора;
  • копия на отчетните документи, предвидени в договора;
  • копия на разходо-оправдателните документи.

Чл. 42. (1) Длъжностните лица, на които е възложен контрола по изпълнение на договорите, задължително получават копие от съответния договор и следят за:

  1. спазване на срока за изпълнение на договора;
  2. съответствието на изпълнението с изискванията по договора относно техническите спецификации, изискванията за качество и количество, както и за
  3. други параметри, съобразно предмета на поръчката и клаузите на договора.
  • При установени несъответствия в изпълнението, длъжностните лица не приемат изпълнението или приемат изпълнението, като в приемо-предавателния протокол описват констатираните несъответствия и незабавно информират директора за предприемане на съответните действия.

 

Глава VII

Събиране на оферти с обява. Покана до определени лица

Чл.43. Възложителят прилага реда за събиране на оферти с обява или покана до определени лица при възлагане на обществени поръчки на стойност:

  1. при строителство – от 50 000 лв. до 270 000 лв.;
  2. при доставки и услуги, с изключение на услугите по приложение № 2 от ЗОП – от 30 000 лв. до 70 000 лв.

Чл.44. (1) В случаите когато възлагането на поръчки за строителство, доставки или услуги попада в приложното поле на предходния член, заявителят изготвя доклад относно необходимостта от възлагането на поръчката и обосновава прогнозната стойност. При събиране на оферти с покана до определени лица се посочва и основанието за прилагане на този ред.

Чл.45. (1) В случай на положителна резолюция от възложителя, Заявителите изготвят заданията за всяка обществена поръчка, която ще се провежда по описания в този раздел ред. При необходимост могат да бъдат наети външни експерти с нужната професионална компетентност.

  • Заданието и има съдържанието, посочено в чл. 10, ал. 2 от настоящите Правила.

Чл.46. (1) Документацията при прилагане на реда за събиране на оферти с обява съдържа:

  1. заповед за утвърждаване на условията на поръчката, съдържащи се в обявата и документацията за участие към нея;
  2. обява по образец, която съдържа най-малко следната информация:
    • Наименование на възложителя.
    • Обект, предмет и кратко описание на поръчката.
    • Условия, на които следва да отговарят участниците, включително изискванията за финансови и икономически условия, технически способности и квалификация, когато е приложимо.
    • Срок за подаване на офертите.
    • Срок на валидност на офертите.
    • Критерия за възлагане, включително показателите за оценка и тяхната тежест.
    • Дата и час на отваряне на офертите.
    • Обособени позиции, когато е приложимо.
    • Друга информация, когато е приложимо.
  3. указания за участие, вкл. списък с необходимите документи, образци на декларации и други, ако такива се изискват;
  4. технически спецификации;
  5. проект на договор.

(2) Документацията при прилагане на реда за събиране на оферти с покана до определени лица съдържа:

  1. заповед за утвърждаване на условията на поръчката, съдържащи се в обявата и документацията за участие към нея;
  2. предмет на поръчката, включително количество и/или обем и описание на обособените позиции, ако има такива;
  3. изисквания на възложителя за изпълнение на поръчката;
  4. критерия за възлагане на поръчката, а когато е приложимо – и показателите за комплексна оценка с тяхната относителната тежест, а когато това е обективно невъзможно, подредени по важност в низходящ ред, както и методиката за комплексна оценка на офертите;
  5. място и дата за провеждане на преговорите;
  6. други изисквания по преценка на възложителя.

Чл. 47. ЗАС/външен експерт организира:

  • При събиране на оферти с обява:
  1. Публикуване на необходимите документи в профила на купувача;
  2. Публикува кратка информация за поръчката на портала за обществени поръчки и чрез директно въвеждане с използване на специализиран софтуер, предоставен от АОП. Информацията се попълва по образец и съдържа данни за възложителя, кратко описание на предмета на поръчката, прогнозна стойност и срок за получаване на оферти. В информацията възложителят посочва връзка към съответния раздел в профила на купувача, в който са публикувани обявата и други документите, свързани с обществената поръчка.

(2) При изпращане на покана до определени лица:

  1. Публикуване на необходимите документи в профила на купувача;
  2. Изпращане на поканата до определените лица

Чл. 48. (1) Когато в срок до 3 дни преди изтичане на крайния срок за подаване на оферти постъпи писмено искане за разяснение по условията на обществената поръчка, същото незабавно се насочва с резолюция към посоченото в обявата/информацията лице за контакт.

  • Лицето по ал. 1 незабавно подготвя проект на разяснение и го представя за подпис от възложителя. Разяснението се подготвя съвместно със заявителя.
  • Подписаното разяснение се публикувана на профила на купувача най-късно на следващия работен ден.

Чл.49. (1) Възложителят със заповед определя нечетен брой лица, които да разгледат и оценят получените оферти.

  • Комисията отваря офертите по реда на тяхното постъпване и обявява ценовите предложения. При извършване на тези действия могат да присъстват представители на участниците.
  • Комисията съставя протокол за разглеждането и оценката на офертите и за класирането на участниците. Протоколът се представя на възложителя за утвърждаване, след което в един и същ ден се изпраща на участниците и се публикува в профила на купувача.

Чл.50. Процедурата на събиране на оферти с обява или покана до определени лица приключва с утвърждаване на протокола от възложителя.

Глава VІІІ

Досие на обществената поръчка

 

Раздел I

Документиране и отчетност

Чл. 51. (1) С цел осигуряване на документална проследимост (одитна пътека) по отношение на всички действия и решения, както и на действията на комисиите за възлагане на обществени поръчки, се създава и поддържа досие за всяка обществена поръчка

  • Досието съдържа всички решения, обявления, документацията и други допълнителни документи, разясненията, поканите, протоколите, окончателните доклади на комисията, офертите или заявленията за участие, доказателства за предприетите действия по чл. 44, ал. 3 – 5 от ЗОП, описание на причините, поради които се използват други средства за подаване на документи, различни от електронните при електронното подаване, а в случаите на осъществен предварителен контрол – и становищата на Агенцията по обществени поръчки и мотивите на възложителя за неприетите препоръки. Досието съдържа договора или рамковото споразумение, както и всички документи, свързани с изпълнението и неговото отчитане.
  • Досието за всяка обществена поръчка, освен документите и информацията по предходната алинея включва и:
  1. заповедта за назначаване на комисията за извършване на предварителен подбор на кандидатите и участниците, разглеждане и оценка на офертите или провеждане на преговори и диалог, включително всички заповеди, с които се изменя или допълва нейният състав;
  2. копие или извлечение от регистъра за получените заявления за участие и/или оферти;
  3. протокола, с който офертите се предават на председателя на комисията;
  4. обмена на информация между възложителя и други лица или органи във връзка с подготовката и провеждането на процедурата и изпълнението на договора;
  5. информация за обжалването на поръчката, включително жалбата, становищата по нея, решенията и определенията на органите, отговорни за обжалването;
  6. документите, представени от определения за изпълнител участник преди сключването на договора;
  7. документ, който удостоверява връщането на мострите, когато е приложимо;
  8. уникалните номера, под които документите са заведени в АОП за осъществяване на контрол, когато е приложимо;
  9. информация за движението на документите в досието.
  • Информацията в досието на обществената поръчка се организира по начин, който дава възможност за хронологична проследимост на всички действия на отговорните длъжностни лица, във връзка с подготовката, провеждането, приключването и отчитането на изпълнението на обществената поръчка.
  • За всяка обществена поръчка се изготвя досие с опис на неговото съдържание и организацията на документите в него.

Чл.52. До приключване на работата на комисията за разглеждане, оценка и класиране, получените оферти и документацията към тях се съхраняват от лице от състава на комисията на мястото, посочено в заповедта по чл. 25, ал. 1, т. 3 от Правилата.

Глава XI

Профил на купувача

Чл. 53. (1) Профилът на купувача представлява обособена част от електронната страница на детската градина, за който е осигурена публичност.

  • В профила на купувача се публикуват под формата на електронни документи:
  1. всички решения, обявления и покани, свързани с откриването, възлагането, изпълнението и прекратяването на обществените поръчки;
  2. документациите за обществени поръчки, с изключение на случаите, при които поради технически причини или такива, свързани със защита на информацията, не е възможно осигуряване на неограничен, пълен и пряк достъп чрез електронни средства;
  3. разясненията, предоставени от възложителите във връзка с обществените поръчки;
  4. протоколите и окончателните доклади на комисиите за провеждане на процедурите;
  5. договорите за обществени поръчки и рамковите споразумения, включително приложенията към тях;
  6. допълнителните споразумения за изменения на договорите за обществени поръчки и рамковите споразумения;
  7. обявите за събиране на оферти и поканите до определени лица;
  8. становищата на Агенцията по обществени поръчки във връзка с осъществявания от нея предварителен контрол.
  9. други документи, предвидени в ЗОП, ППЗОП и настоящите Правила.
  • Документите по ал. 2 за всяка обществена поръчка се обособяват в електронна преписка с номер и дата на създаването й.
  • При публикуване на документите по ал. 2 се заличава информацията, по отношение на която участниците правомерно са се позовали на конфиденциалност във връзка с наличието на търговска тайна, както и информация, която е защитена със закон. На мястото на заличената информация се посочва основанието за заличаване.
  • С публикуването на документите на профила на купувача се приема, че заинтересованите лица, кандидатите и/или участниците са уведомени относно отразените в тях обстоятелства, освен ако друго не е предвидено в този закон.

Чл. 54. Документите се публикуват в профила на купувача от изпълнителя, който извършва техническото обслужване на сайта по реда и в сроковете определени с ППЗОП.

Част трета.

Обучение на лицата, ангажирани с управлението на цикъла на

обществените поръчки

Чл. 55. (1) Въвеждащото обучение на лицата, ангажирани с управлението на цикъла на обществените поръчки, има за цел да осигури:

  1. Запознаване с общи принципи и положения на Закона за обществените поръчки, правилника за неговото прилагане и вътрешните актове, касаещи цикъла на управление на обществените поръчки.
  2. Разбиране за ролята и отговорността на изпълняваната длъжност в общия процес на възлагане и изпълнение на обществени поръчки
  • Поддържащо обучение се провежда с цел подобряване процеса на управление на цикъла на обществените поръчки.

Чл. 56. Въвеждащо обучение се провежда на новопъстъпили служители, както и при промяна в нормативната уредба по възлагане на обществени поръчки.

Чл.57. (1) Обученията се провеждат от външен експерт.

  • При мотивирано искане от лица, ангажирани с управлението на цикъла на обществените поръчки, възложителят може да разреши участието в семинари и обучения, организирани и провеждани от външни лица, след съгласуване на искането с гл. счетоводител, с оглед финансовата обезпеченост.